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七个法则:如何简单精准写好一封商务邮件

在微信已经发达到24小时随时在线,随时可沟通的现在,邮件的重要性似乎正在下降,越来越多的人宁可选择在微信中直接用语音来说,也不太愿意写一封邮件了。
 
但即使如此,邮件在商务沟通中,还是占据着非常重要的份量。一份正式的邀请,一次重要的商务会晤,你不能只是在微信里打几行字,或者留一段语音就完事,很多时候,你还是得写一封准确且有效率的邮件才行,否则,对方可真就会觉得你太没有诚意了,太不专业了。
 
实际上,微信的语音沟通,正在变成沟通中的新的障碍,太过于琐碎的信息传递,太过于散乱的观点表达,以及,过于及时而缺乏梳理和沉淀的信息传递,在谈论公事时,反而会带来新的隐患,使得严谨准确的信息表达变得支离破碎,缺乏逻辑,更容易被误解。
 
我们不得不承认,就沟通的完整与准确性而言,微信式的沟通远不如一封精准而有效率的邮件来得有效和有价值。因此,不管是从商务需要还是个人表达的角度讲,学会写商务邮件的技巧,变得非常重要和必要。
 
其实,对于复杂事情的沟通,不只是我,很多商务人士都不喜欢在微信中沟通,即便是有些客户喜欢用微信沟通,也还是希望在复杂事情的沟通结束后,能收到一封准确描述事件的邮件,以便对所讨论的问题进行确认。
 
毋庸置疑,用电子邮件来进行商务方面的沟通,可以避免很多错误和误解,也更加保险,并容易追溯
 
在阅读和撰写商务邮件的沟通中,我得出的第一条经验就是:相较于礼数周全,不如简单且明确化沟通内容与重点。
 
商务邮件不是写文章,文采是次要的,对于对方和自己来说,用最短的时间确认沟通的所有重点,才是第一要满足的目的。因此,在写邮件的时候,简短而完整,才是我们真正需要掌握的技巧。
 
但这并非说,写邮件就连基本的礼仪都不要了。非也,非也。不管任何时候,该遵守的礼数,还是要遵守的。特别是第一次写邮件给客户时 ,或者第一次与还不曾有过交往的人和客户接洽时,这点就显得尤为重要了。坦白说,此时过与不及都不好,太精简,对方会觉得你提供的信息太少,难以判断,不知如何回应,可能会干脆不理你;太啰嗦,反而会词不达意,堆积的信息过多,也可能使得对方抓不到重点,出现其它的误解。
 
以下是我总结的商务邮件撰写中需要注意的7个法则,希望对于那些常常写商务邮件的朋友有所帮助。
 
法则1:邮件标题表达清楚主题
 
邮件的标题是让对方快速了解这封邮件用途的第一重要信息,不管对方是决定立即打开,还是决定过段时间再说,或者干脆删掉了事,都与邮件主题所表达的意思有密切关系。
 
好的标题,不仅能让对方清楚知道你的来意,还可以有效增加对方打开邮件的几率。
 
下面是我写邮件标题时 ,总结的一些经验和原则,希望对你有用:
 
▪ 提到对方
 
不管是对方的名字、职位还是尊称,我喜欢在第一封邮件的标题中提一下,这样做的目的,是让对方相信,我的邮件不是广告邮件,不至于因为误判而立即删除。另外一方面,也是表达我特意写给他看的意思。一般这种情况下,对方都会打开看看。
 
▪ 写上自己公司的名字
 
虽然邮件的列表中,也会显示寄件者的名字,但如果交往不够频密的话,对方可能对寄件者没有印象,自然也就对寄件者所在的公司没有印象。注明自己的公司,一方面,可以让他快速知道是哪家公司写的邮件;另外一方面,可以表明自己的来信立场,让对方感觉到这是一封正式来信,从而建立起信任感来。
 
▪ 开门见山,直奔主题
 
商务邮件,一定要有主题,而且最好开门见山,立即表明来意,不必绕弯,否则反而会适得其反,降低对方阅读的意愿。
 
那到底标题应该怎么写呢?比如,我邀请一位行业专家来讲课,标题是这样写的:
 
标题:业丰科技邀请XX科技王总工讲授未来5年PCB技术发展方向与展
 
当然,这是给自己相对陌生,没有太多交往的人写商务邮件,如果是相对熟悉的人,或者有过多次交往的人,我可能就会省略掉对方公司的名字,避免啰嗦和“多此一举”。
 
法则2:目的清晰,要素完整
 
我认为,一封好的邮件,开头最好结论先行,以始为终,以便阅读者快速掌握你要表达的内容和意思。
 
要做到以始为终,就得把结论写在开头,描述清楚邮件的核心重点是什么。这样,即便对方因为时间很忙,或者被杂事打扰,甚至他没有太多时间读邮件,只是匆匆扫一眼,他也会明白并记得我讲的什么。
 
继续以前面的邮件为例:
 
写完标题后,便要开始正文了。
 
开头第一段,我一般会这样写:
 
王总工,您好:
我是业丰科技研发部总监古尔浪洼,想邀请您在2017/1/6来深圳业丰科技举办一场两个小时左右的技术讲座,向晚辈们分享您对于未来5年PCB技术发展方向与展望。
我认为先说结论并不会失礼,相反,还能让对方节省时间。另外,在一开始就讲清楚我是谁,我为什么写这封邮件,把人、时、事交代清楚,有助于对方快速判断,既不会浪费他的时间,也不会让他产生误解和误判。
 
法则3:条例重点,一目了然
 
在邮件中,与其长篇大论,不如直接条例重点,尤其是在商务邮件沟通中,更应该在开头第一段结束后,就把重点罗列出来。
 
写商务邮件时,千万不要长篇大论,更不要把重点穿插在长长的邮件中间,或者内文段落中,这样不仅自己表达起来很散乱,对方阅读起来也很费力,容易错失重点。
 
相对于在邮件中没有用太多的寒暄之词,或者文绉绉的各种谦辞,我倒是觉得未能把重点内容突出出来,或者分条罗列清楚,要让对方去替你整理,那才是真正的失礼。
 
怎么条列重点呢?接着上面的内容,举例如下:
 
1.希望您以上月中旬在行业协会演讲内容为主题即可(您关于PCB未来发展的方向和展望给我启迪良多,非常希望我的同仁也有机会听到您的演讲)
2.请问您的酬劳费如何计算为妥?
3.请您帮忙确认,两小时时间足够吗?如需要调整,多长时间合适?
4.希望您能在讲座结束后,多预留30分钟现场回答听众提问。
如此以来,对方收到邮件之后,就能很明确的知道应该采取哪些行动,应该回答哪些问题,需要做些什么样的准备。这才是真正节省对方的时间。
 
法则4:补充资料也用条列式
 
如在正文沟通重点结束后,还有需要补充的资料,建议也采用类似正文的条列式,附在正文后面。这样,对方阅读起来会觉得同样贴心。接着上面的内容,举例如下:
 
以下为从广州到深圳业丰科技的相关出行资料,供您参考:
1.可从广州南站搭乘高铁至深圳坪山站,我会去高铁站接您;
2.我们可担负您来回的高铁及计程车费用(请保留好单据,以便我们的财务进行核销);
3.我是您的忠实粉丝,非常期待能邀请您来我司讲课。
期待您的答复。
古尔浪洼敬上
当然,你也不必像我一样,非要搞这么死板的数字来罗列重点,但无论如何,重点都要清晰明了,不要让对方到处替你找重点。
 
法则5:节省字数,内容能短则短
 
为什么要节字数?内容多短合适?
 
节省字数,句子尽量短,读起来明快,句子过长,就会显得啰嗦,容易出现词不达意的情况。
 
怎样才能节省字数呢?尽可能把握以下原则:
 
1.精简形容词
2.使用主动句
3.主词明确简短,最好放开头
4.使用简洁动词
例如下面两句对比,第二句就比较简短:
 
很抱歉要麻煩您,如果可以的话,最好能做一份PPT格式的讲稿
请您提供一份PPT格式讲稿(抱歉要麻煩您)
如果需要一些语气上的补充,可以用()补充在后面,其实也不失礼。
 
另外,我也提到邮件要尽量短,多短合适呢?
 
当然不能一句就结束,但如果可以表达清楚的话,建议尽量不超过20行(也就是半屏),半屏是电子阅读的最佳阅读篇幅,不用滚动鼠标便可以阅读完。当然也可以长些,但过长,超过一屏(要滚动两次鼠标),容易让阅读者是去耐心,从而降低读完的可能性。
 
法则6:段落分明,焦点明确
 
当然,商务邮件的写法不必全是我上面所说的格式,不一定非要1、2、3、4……往下罗列数字,也可以采用类似下面我用到的▪为开头的表达方式和变通格式。
 
但不管如何变,一下几个原则则是共通的:
 
▪  每一段焦点要明确,在一段里,不要包含太多重点,避免重点失焦;
▪  同类型重点要归纳在相连的段落里,不要跨几个段落后,又回头讲与前面相连的重点;
▪  需要对方行动的内容,与给对方参考的、闲聊的,要分开,不要混在一起。
 
这样的邮件,才是精准的沟通内容。
 
法则7:需要修改的附件,尽量使用云端存储方式
 
为什么?三个理由:
 
要修改时,不需要重新寄送邮件,避免混乱;
不用担心对方的邮箱空间不够,收不到附件;
可控制查看附件的权限。
 
本文是本人多年写商务邮件的心得,同时也参考了一些别人写邮件的技巧,希望对你有用。
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