在我出道的八十年代，秘书在办公室占很重要位置。首先是数目多，中层经理也有私人秘书；另外是秘书的功能，大小事情都见到秘书参与，工作超越辅助角色。过去三十年，秘书不停从办公室消失，以前有秘书的BOSS，今日靠自己，以前自己独自使用秘书的BOSS，今日几个人共同使用一个秘书。《金融时报》最近引述一个调查，2009至2013年，英国秘书数目下跌47%。
科技是导致秘书没落的主因，在电邮和手机世界，BOSS自己做很多以前秘书负责的工作。初出道我加入投行，办公室是开放式，BOSS英文很好，很深刻印象是他在用口dictate文件，秘书在做速记，这情景今日不多见。新一代BOSS习惯自己打文件，另一可能是BOSS英文水平下降。今日聘请秘书，相信没有人提起速记这门已消失的技能。企业架构愈来愈变得扁平，是导致秘书没落另一原因。在扁平是美的环境，公司再没有BOSS，又或者所有人都是BOSS。过去三十年，香港经历不只一场金融风暴，裁员不再是忌讳，在困难环境中，秘书很多时是第一批被牺牲的员工。秘书数目大减是不争事实，我想谈论的，是秘书的将来。在翻天覆地的改变下，秘书须与时并进是必然，有些人认为秘书应该提升自己，改名为Executive Assistant，意思是传统秘书职能外，进一步参与公司运作，转型为Executive。据我观察，单靠改名，不能转变秘书的实质功能，秘书的将来须回到秘书存在的根源。公司需要秘书，是一个成本分配的问题，年薪过百万的BOSS自己影印，或自己订机票，可能制造亲民形象，但想深一层，BOSS这样运用时间，对公司未必是有利。由成本较低的秘书协助成本较高的BOSS，应该是较合适的资源分配方法。
以成本分配解释秘书的工作，不够人性化，秘书功能当然不可完全以金钱衡量。秘书的黄金年代在美国电视剧《广告狂人》（Mad Men）展露无遗，在那年代的办公室，秘书简直是关键人物。剧中秘书皇后Joan有一句名言，在第一季Peggy应征做主角Don的秘书，Joan向Peggy解释秘书的工作：“BOSS以为自己请秘书，其实BOSS在找母亲和女侍应之间的一个人。”母亲和女侍应之间存在天与地之距离，不过我认为她说得太好，BOSS的确需要包括天与地之间的一切事情。秘书一时以阿妈身份提点和呵护BOSS，一时执头执尾。秘书没落，但秘书不死，特别是高处难抵孤独的BOSS。秘书不死不是因为转型到另一种工作，而是继续发挥秘书传统功能，而这些功能永不被科技或金融风暴淘汰。秘书不死的原因包括：一、身份象征。这功能愈来愈重要，今时今日，真正BOSS才拥有私人秘书。朋友是四大会计事务所合伙人，他说平均三个合伙人共用一个秘书。投行情况一样，以前职位去到某阶层，自动有秘书，今日千万年薪iBanker也要排队使用秘书服务。秘书数目愈少，剩余秘书的身份愈矜贵。
二、科技。上一代BOSS抗拒科技，例如由秘书代收和覆电邮，但新一代BOSS全面拥抱科技。但问题是，科技变得太快，快至不是一般BOSS能紧贴，而BOSS永不执输，人有他要有。例如最近我见很多朋友戴iWatch，我问他们点用，他们只懂用三两个功能，我追问下，他们便说：“我问吓秘书先。”秘书变成新科技的补习老师，BOSS很多时只懂用一些基本功能，很多情况须依赖秘书。科技没杀死秘书，反而提供机会予秘书装备自己，令自己更加不易被取代。三、守门人。守门人（Gatekeeper）角色这些年一直没变，可能是秘书的最重要功能。BOSS工作繁忙，不停有其他人想占据BOSS密麻麻的时间表，守门人角色变得关键。欠自信的秘书不敢贸然作主意，可能把工作推回给BOSS；相反，具自信的秘书凭常识判断事情的先后轻重，为BOSS守好门口，其实是分担BOSS的重担。秘书未死，也不会死，今日仍活着的秘书，已经避过一个又一个困难，这些秘书随时长命过BOSS。
